成功举办一场高端峰会,这两点做到就够了


每个行业都有对应的峰会和论坛,有些甚至已经打造成一个完整的品牌,每年都有一届行业峰会或论坛。那一场高端峰会或者论坛,怎样才算是成功举办了呢?不管是两千人以上的大型峰会,还是两百人左右的小型论坛,定义其成功与否,无非是和质量、成本和效率紧密挂钩的。

如果要办好一场成功的峰会或论坛,其实只要做到两点,一切就都水到渠成顺顺利利了。

成功举办一场高端峰会或论坛,这两点做到就够了

1、成熟的项目管理方式

一场成功的峰会或论坛,其首要条件是要有一套成熟的项目管理方法作为支撑。

尚逸文化在项目服务初期,在确定了峰会或论坛方案后,回根据方案制定一整套项目实施过程明细方案。其中包括了项目目标、项目板块内容明细、项目推进计划、项目实施路径、项目的具体分工任务、项目具体板块负责人安排明细、成本整体预算明细等。客户可以通过我们这一整套实施过程明细方案,清楚地了解项目每个阶段的实施情况和交付结果,而这也是体现我们对每个项目的专业度和认真服务的地方,为客户提供方便和放心,才能把服务做得更彻底和到位,客户也会更信任我们。而这样一整套方案和方法下来,我们可以避免项目前期准备时出现的各种状况,还可以在物料方面起到更节省的效果,极大地减少了重做或者做错等情况发生,有利于实现项目落地。

2、成熟的现场管理方式

一场峰会或论坛要成功举办,除了前期各项准备工作做得够完善外,现场管理也是很重要呃一个环节。很多时候我们会发现,不管管理人员前期得到多完善的培训,由于现场的一些意料情况出现,也同样造成项目达不到预想的效果,而这也间接性影响了客户对我们的认可和二次合作。

现场出现这种情况,其实是因为现场的部分可变性因素引起的,特别是当人数比较多的大型峰会,对现场管理者的挑战会更多。而我们要选择的,就是能在细节上处理得更极致的服务商作为现场管理者。尚逸文化通过过往的项目经验总结出了现场的危机变数体系,并将其编写入册,提前将项目现场可能会发生的危机及其解决方法做了汇总和培训。其次,针对现场的服务和管理人员,我们更是强制用危机变数体系来约束现场管理者执行任务的动作,用细致的动作说明来避免每个人因方法产生的变数造成项目出现状况,极大地帮助了现场工作人员进行现场的管理。

简而言之,要想峰会或论坛的效果符合预期,保证质量和效率外,还要保证现场的还原效果和人力成本、人员管理,再加上前期的完美策划案,项目最后的执行效果自然就水到渠成一帆风顺了。

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