会展策划书这样写肯定出彩!(五大必备干货)


会展策划如何书写?要知道所谓展会立项策划,就是根据掌握的各种信息,对即将举办的展览会的有关事宜进行初步规划,设计出展览会的基本框架,提出计划举办的展览会的初步规划内容, 主要包括:展会名称和地点、办展机构、展品范围、办展时间、展会规模、展会定位、招展计划、宣传推广和招商计划、展会进度计划、现场管理计划、相关活动计划等。

1. 【会展名称】

展览会的名称一般包括三个方面的内容:基本部分、限定部分和行业标识。如“第93届中国出口商品交易会”,如果按上述三个内容对号入座,则基本部分是“交易会”,限定部分是“中国”和“第93届”,行业标识是“出口商品”。

下面分别对这三个内容作一些说明:

基本部分:用来表明展览会的性质和特征,常用词有:展览会、博览会、展销会、交易会和“节”等。

限定部分:用来说明会展举办的时间、地点和会展的性质。

会展举办时间的表示办法有三种:一是用“届”来表示,二是用“年”来表示,三是用“季”来表示。如第三届大连国际服装节、2003年广州博览会、法兰克福春季消费品展览会等。在这三种表达办法里,用“届”来去示最常见,它强调会展举办的连续性。那些刚举办的会展一般用“年”来表示。

会展举办的地点在会展的名称里也要有所体现,如第三届大连国际服装节中的“大连”。

会展名称里体现会展性质的词主要有“国际”、“世界”、“全国”、“地区”等。如第三届大连国际服装节中的“国际”表明本会展是一个国际展。

行业标识:用来表明展览题材和展品范围。如第三届大连国际服装节中的“服装”表明本会展是服装产业的会展。行业标识通常是一个产业的名称,或者是一个产业中的某一个产品大类。

2、【会展地点】

策划选择会展的举办地点,包括两个方面的内容:一是会展在什么地方举办,二是会展在哪个展馆举办。

策划选择会展在什么地方举办,就是要确定会展在哪个国家、哪个省或者是哪个城市里举办。

策划选择会展在哪个展馆举办,就是要选择会展举办的具体地点。具体选择在哪个展馆举办会展,要结合会展的展览题材和会展定位而定。另外,在具体选择展馆时,还要综合考虑使用该展馆的成本的大小如何、展期安排是否符合自己的要求以及展馆本身的设施和服务如何等因素。

3、【办展机构】

办展机构是指负责会展的组织、策划、招展和招商等事宜的有关单位。办展机构可以是企业、行业协会、政府部门和新闻媒体等。

根据各单位在举办展览会中的不同作用,一个展览会的办展机构一般有以下几种:主办单位、承办单位、协办单位、支持单位等。

主办单位:拥有会展并对会展承担主要法律责任的办展单位。主办单位在法律上拥有会展的所有权。

承办单位:直接负责会展的策划、组织、操作与管理,并对会展承担主要财务责任的办展单位。

协办单位:协助主办或承办单位负责会展的策划、组织、操作与管理,部分地承担会展的招展、招商和宣传推广工作的办展单位。

支持单位:对会展主办或承办单位的会展策划、组织、操作与管理,或者是招展、招商和宣传推广等工作起支持作用的办展单位。

4、【办展时间】

办展时间是指会展计划在什么时候举办。办展时间有三个方面的含义:一是指举办展的具体开展日期。二是指会展的筹展和撤展日期。三是指会展对观众开放的日期。

展览时间的长短没有一个统一的标准,要视不同的会展具体而定。有些会展的展览时间可以很长,如“世博会”的展期长达几个月甚至半年;但对于占会展绝大多数的专业贸易展来说,展期一般是3-5天为宜。

5、【展品范围】

会展的展品范围要根据会展的定位、办展机构的优劣势和其他多种因素来确定。

根据会展的定位,展品范围可以包括一个或者是几个产业,或者是一个产业中的一个或几个产品大类,例如,“博览会”和“交易会”的展品范围就很广,如“广交会”的展品范围就超过10万种,几乎是无所不包;而德国“法兰克福国际汽车展览会”的展品范围涉及到的产业就很少,就只有汽车产业一个。

6、【办展频率】

办展频率是指会展是一年举办几次还是几年举办一次,或者是不定期举行。从目前展览业的实际情况看,一年举办一次的会展最多,约占全部会展数量的80%,一年举办两次和两年举办一次的会展也不少,不定期举办的会展已经是越来越少了。

办展频率的确定受展览题材所在产业的特征的制约。我们知道,几乎每个产业的产品都有一个生命周期,产品的生命周期对会展的办展频率有重大影响。

产品的投入期和成长期是企业参屉的黄金时期,会展的办展频率要牢牢抓住这两个时期。

7、【会展规模】

会展规模包括三个方面的含义:一是会展的展览面积是多少,二是参展单位的数量是多少,三是参观会展的观众有多少。在策划举办一个会展时,对这三个方面都要作出预测和规划。

在规划会展规模时,要充分考虑产业的特征。会展规模的大小还会受到会观众数量和质量的限制。

8、【会展定位】

通俗地讲,会展定位就是要清晰地告诉参展企业和观众本会展“是什么”和“有什么”,具体地说,会展定位就是办展机构根据自身的资源条件和市场竞争状况,通过建立和发展会展的差异化竞争优势,使自己举办的会展在参展企业和观众的心目中形成一个鲜明而独特的印象的过程。

会展定位要明确会展的目标参展商和观众、办展目标、会展的主题等。

9、【会展价格和会展初步预算】

会展价格就是为会展的展位出租制定一个合适的价格。会展展位的价格往往包括室内展场的价格和室外展场的价格,室内展场的价格又分为空地价格和标准层位的价格。

在制定会展的价格时,一般遵循“优地优价”的原则,即那些便于展示和观众流量大的展位的价格往往要高一些。会展初步预算是对举办会展所需要的各种费用和举办会展预期以获得的收入进行的初步预算。

在策划举办会展时,要根据市场情况给会展确定一个合适的价格,这样对吸引目标参展商参加会展十分重要。

10、【人员分工、招展招商和宣传推广计划】

人员分工计划、招展计划、招商和宣传推广计划是会展的具体实施计划,这四个计划在具体实施时会互相影响。

人员分工计划是对会展工作人员的工作进行统筹安排。

招展计划主要是为招揽企业参展而制定的各种策略、措施和办法。

招商计划主要是为招揽观众参观会展而制定的各种策略、措施和办法。

宣传推广计划则是为建立会展品牌和树立会展形象,并同时为会展的招展和招商服务的。

11、【会展进度计划、现场管理计划和相关活动计划】

会展进度计划是在时间上对会展的招展、招商、宣传推广和展位划分等工作进行的统筹安排。它明确在会展的筹办过程中,到什么阶段就应该完成哪些工作,直到会展成功举办。会展进度计划安排得好,会展筹备的各项准备工作就能有条不紊地进行。

现场管理计划是会展开幕后对会展现场进行有效管理的各种计划安排,它一般包括会展开幕计划、会展展场管理计划、观众登记计划和撤展计划等。现场管理计划安排得好,会展现场将井然有序,会展秩序良好。

会展相关活动计划是对准备在会展期间同期举办的各种相关活动作出的计划安排。与会展同期举办的相关活动最常见的有技术交流会、研讨会和各种表演等,它们是会展的有益补充。新疆卓越广告十几年来一直活跃与国际及全国大型会展舞台,愿为您提供专业系统科学的服务。

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