如何策划一场高大上的企业年会


眼看又临近年底,一年一度的公司年会又到了一个高峰时段,身为企业的行政人员又要还是忙乎啦!作为一名优秀的行政人员,相信你的老板一定强调了:希望你能做出一场激情澎湃、温馨温暖、高端大气上档次、低调奢华、简约不简单的年会、今年预算不多要少花钱多办事……,估计你开始消化老板提出的的关键词的时候,脑袋开始犯晕乎了,于是乎,没经验的,便开始了百度,搜寻各种年会策划的方案参考学习怎么策划;有经验的,也开始百度搜寻各种创意亮点,忙得不亦乐乎。有的能理出个头绪作出一份能说得过去的策划方案,有的可能挨老板一顿臭骂。

作为公司负责年会策划的行政人员,如何策划好年会呢?从何下手?怎么样做能领导满意员工同事们满意?作为从业近十余年的一名公关人士,给你支几招,可能会对你有所帮助。

如何策划一场高大上的企业年会
首先,我们要理解年会的意义?为什么各个大小公司,企事业单位每年都要搞这么一次年会?有的单位可能一年起码要搞两次年会,一次年中会,一次年终会,大部分单位都会搞一次年终会。举办年终年会的意义,无外乎“总结过去,展望未来”,总结过去一年业务上的经验教训,展望未来一年的战略规划,同时,借助年会奖励成绩优秀的员工,树立榜样;业务覆盖全国的公司,也创造了一个员工们之间,员工和领导之间沟通机会,促进公司企业文化的建设。一届年会其实是一次最好的企业内部最好的品牌公关传播机会。

再者,我们要理解认识年会的基本骨架,大部分的年会基本会包含几个大的环节内容:业务总结会环节、奖励颁奖环节、庆祝晚宴(签到、员工个人秀、团队秀、文艺表演、聚餐、抽奖等)、激励旅游。其中,业务总结会,只要跟老大确认几个重要领导需要致辞、讲解,然后确定每个人的时间长度,最后留出做够时间即可,根据不同领导演讲的风格需求,配备不同的设备或单独策划一些小细节就可以了。奖励颁奖环节,一般根据自身企业特点,以及老大的意图,策划设计相应的奖项内容,也可以策划一些有意思的特别奖项,用来调剂气氛,比如给最辛苦最缺觉的项目组或个人设置“枕头奖”,奖励给一组或一个软软的枕头。

年会最考验策划能力的环节就是庆祝晚宴环节。这个环节就像公司的“春晚”,在其乐融融的气氛中,怎么有创意,怎么出新出彩,是让领导和员工流连忘返,念念不忘,广为传播的关键。这个环节在后面细细讲述。

上面说的是大致的一个年会的概念和主要框架内容,下面来点干货!

如何策划一场高大上的企业年会
首先,确定时间。根据老大部署以及公司各业务部门的空余时间,来确定年会最适合的举办时间,这个时间也会受很多因素的影响:公司业务临时有调整或新任务的增加,场地档期问题,还有政府管控因素。有的公司年会时间是既定的一个日期,每年都是这个日期举办,有的是和公司成立日期、既定的周年庆祝日相一致。

接下来,是确定场地。因为每到年底都是各公司年会扎堆的时间,适合举办年会的场地也是非常紧张,一般都要提前半年、2-3个月预订年会场地。有的时候,还可能受到其他因素的影响:政府会议插入、酒店场地临时人物变化、预算调整等等。

然后,确定参会的人数。因为各公司情况不同而会有临时变化。比如,驻外或外地分公司较多,集中一个地点去开年会,差旅成本也是一个不小的数额。还有因为业务问题,时间错不开也是影响的一个因素。原本集中年会的可能变为各分公司各自举办,通过网络技术手段,实现几地网络同步直播,通过大屏幕和环节设置来实现同步年会。参会人数确定问题,这个一定要和自己公司实际情况以及老大的意图结合起来,每个公司考量的标准和尺度不一样。

再然后,确定预算。每个公司决定举办年会的时候,老板都会有一个预算,准备挨拿出多少钱来搞年会,预算包括:场地费、餐费、住宿费、搭建制作费、奖金、奖品等。除去既定的奖金、奖品、餐费、住宿费、场地费,真正用于施展策划水平能力的预算就是搭建制作费用了,每一个创新的环节策划,都需要物料的支撑。等预算确定后,根据场地、人数以及往年的经验,基本上就能测算出用于本年度的预算了。

以上三个基本要素确定了,余下的环节就是要考验你的策划创意能力了。我从多年专业经验角度,提炼以下几个要素,重点进行阐述一下:

如何策划一场高大上的企业年会
第一要素:活动概念策划。结合企业文化、公司要发布的新的战略规划提炼出一个高大上的SLOGAN(口号),这是年会的灵魂,有了这个灵魂作为主线,有了主线,其他的环节,也有了明确的方向。可以把年会的各个环节串起来形成一个整体,从主KV设计,到氛围装饰,场地搭建,到电子邀请函(H5),到签到环节,到出场环节,到演艺环节,抽奖环节,都可以贯穿始终。让领导觉得这届年会搞的非常有教育意义,让员工们觉得非常有文化内涵和有韵味。

第二要素:活动主KV。活动主视觉,是最直接传递年会主题概念的视觉呈现。一个好的有创意的主视觉设计,就能让人感受到年会活动的基调、氛围、档次。每个企业根据自己企业的特点,会呈现不同的视觉效果,比如国企,事业单位的主视觉,可能是偏红色,结合国家一些正能量的元素;一些年轻的互联网公司,可能是跳跃的色彩,显示企业团队的年轻化和企业活力。

如何策划一场高大上的企业年会
第三要素:专业的舞美灯光和多媒体运用。这个要素是最能让你策划的年会出彩的必要手段。专业的舞台设计、专业的灯光设计,能营造现场绚丽的效果,那影像记录出来的照片和视频效果更会炫彩,因为影像记录设备都是光学原理记录的,光打的专业,拍照出来的照片和录像效果也会高大上。关于影像记录后面再细说。

多媒体运行,最近几年年会使用的比较多。如签到互动环节的“子弹时间”、微信3D签到、大屏3D互动、微信祝福上墙、微信抽奖、摇红包等等,都能增加互动和体验感,也是最能出彩的地方。

另外,视频近几年被广泛应用。抖音等视频APP的空前发展,造就了全民皆会视频编辑,也能充分发挥员工的智慧,创造出有创意的视频,同时也会让年会节目形式上更加丰富。

第四要素:专业的影像记录。年会活动是即逝的,人的临时记忆也是有限的,举办完了也就结束了,除了几个亮点能让人记忆犹新,其他的好的环节都会随着时间,被人淡忘。但是,专业的影像记录是能让你策划的年会活动永存,当领导和员工们在年会结束后的一段时间,翻看照片和视频资料时,看到美好精彩的瞬间,会放大年会当时的亮点,淡忘环节中间出的小小的失误和错误。专业的影像记录其实是最好的年会总结报告。

现在专业活动会议影像记录行业已经发展到一个很高的水平。即时分享系统(图片和视频直播)已经很成熟了,通过微信转发链接,让没有参会的同事也能感受到年会现场的氛围,同事也能通过微信和多媒体系统,实现与现场的互动。

如何策划一场高大上的企业年会
第五要素:环节策划。文章前半部分曾提到过有关环节,如签到、员工个人秀、团队秀、文艺表演、聚餐、抽奖等环节,这些环节个人觉得,应该发挥群策群力的作用,通过公司内部系统,征集每个员工的点子,然后汇总统筹,进行筛选。每家企业行业性质不同,领导喜好不同,员工层次、文化水平、年龄都不用,需要找到适合自己企业的一些环节亮点。这里不再赘述,一般我们也是要经过前期调研,进行量身定制策划。

环节策划里面还有个重要的内容就是节目表演。一般单位年会都是自己员工表演的节目,个别单位会另外邀请一些专业演艺节目来丰富年会的节目。对于员工自己的节目,很重要的一点就是在经费允许的情况下,一定要找专业的导演进行艺术指导和编排。因为专业导演会从专业角度指导表演的细节,如上场形式、表演队形、表演姿势,声乐指导,还有舞台呈现效果。

第六要素:一定要找一家靠谱的执行商。靠谱的、专业的执行商,不仅能作为你的外脑,帮你策划亮点,而且帮你从专业角度帮你进行把控。找一家靠谱的执行商,可能帮你省去相当于5-6个团队工作,事半功倍。不要找只会干活的执行商,要找会用大脑干活的,有全案经验的执行商。

希望我的以上漫谈赘述,能多少帮上现在最苦恼的你,助你你把力。有需要可以私信我。

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