使用这种方法,你也能熟练地进行商务文写作


香港著名作家蔡澜曾在自己的书《我决定活得有趣》中,讲了这样一个有趣的小故事:曾有个年轻人向蔡澜请教写作之道。蔡澜告诉年轻人先写四百字的稿纸,年轻人觉得这简直太简单了。不过,当他实际操作的时候才发现,自己不是写得太多就是太少。
蔡澜建议他说,不如先把四百字分成四个部分,一个部分用一百字。
年轻人以为蔡澜是开玩笑的,蔡澜却很认真地跟他说:任何文章都是由“起、承、转、合”四个部分组成的,刚好四段。年轻人认为这样的写作训练是十分刻板的,但蔡澜却告诉他,任何基础的训练都是刻板无趣的,当你训练得多了,自然就会起变化。
蔡澜的一番话是想告诉年轻人,长期训练对于写作的重要性。不过,从另一个侧面来看,蔡澜的话里还隐含着另一句潜台词:写作自有一定的章法可循。
就像蔡澜说到的“起承转合”,其实任何文章只要我们练习方法得当,都可以熟练掌握它的写法,对于互联网时代的商务写作更是如此。
在现代社会中,无论是和上司汇报工作,还是和下属安排项目,都需要我们拥有一定的写作能力,才能更好地完成工作。毫不夸张地说,写作能力甚至能决定工作的成败。因此,写作能力作为职场中一项必不可少的技能,越来越引起大家的广泛关注。
不过,我们应该首先明确一点,这里所说到的“写作能力”,主要指的是商务文案类的非虚构写作,并不是指小说这样虚构类的写作。那么,如何训练这种“非虚构写作”的能力呢?也许《写作全技术》这本书,可以给出我们一些有用的答案。

《写作全技术》这本书的作者斋藤孝,是日本知名的教育学家。写作了几十年,工作了几十年,在《写作全技术》这本书中,斋藤孝全面得分享了他积累至今的所有写作技巧。我们又能从中学到些什么呢?
工作中到底需要什么样的商务文章?
无论是做什么事情,在做之前,我们都应该先对它有一个大致的认识,写文章更是这样。想要写好商务文章,我们就应该先要知道,什么要的文章是职场中最需要的,什么样的文字才是好的“商务文章”。
《三国演义》里有一段曹操恩将仇报的故事:曹操行刺董卓失败,逃亡到父亲好友吕伯奢家。晚上,曹操在后堂听到有人说话,“缚而杀之,何如?”生性多疑又在逃亡中的曹操,以为吕伯奢要啥自己,于是决定先下手为强,杀了吕伯奢一家。
杀完人之后,曹操看到一口绑着待宰的猪,才知道自己杀错了人。吕伯奢不是想杀自己,而是要杀这头猪。曹操错误理解了“缚而杀之”中的“之”,就给那些无辜的人带来了杀身之祸,这就是说话时“透明度”不高所带来的负面影响。
“透明度高”就是说你在写文章的时候,一定要讲明白你到底在说什么。最好在文章开头的两三行里,就用最简洁的语言先写明白,确保对方能够有效地接收到你的信息。
为了提高“透明度”,我们还可以在邮件或者文章的标题中,加上一些关键词,帮助对方理解。同时,在你说的内容里,要分得清楚,哪些是事实,哪些是你的判断。
商务文案往往都有一定的写作模式,能够供我们发挥的范围往往比较小,因此也就很难体现独特的个人风格。不过,话说回来,真正能够打动人心的还是那些有温度的文章。
“有温度”不是说要你煽情,而是你能够在字里行间中体现出你的人格,让对方在看完文章之后,能产生一种“这个人比较可靠”的想法。能让对方对你产生信任的感觉,这在职场中有多重要,就不用小原再多说了吧。
说到这里,有的朋友可能就会问了,知道了“是什么”也没太大用处啊,到底该怎么实践,去训练这种写作能力呢?
欸,先别着急,斋藤孝同样给出了我们一些具体可操作的方法,供我们学习。
从某种程度上来说,一个人掌握词汇量的大小是可以体现他知识面宽广的。你掌握词汇量越多,意味着你了解的领域就可能越广。不过,对于商务人士来说,可没有太多闲余时间去了解各个领域。事实上,你也并不需要去了解所有领域。因为这世界上,显然是存在只适用于商务人士的“商务词语”的。
如何去发现这些词语呢?看报纸也许是一个不错的选择。报纸能够在短小的篇幅里,说清楚一个问题,就是对于词语含义的最大化利用。
所以,看报纸不仅能扩展我们的词汇量,还可以帮助我们最大限度地理解词语含义。
写作能力,本质上是一种思考能力。是你在向别人传达你的想法,因此,想要写出出彩的商务文案,我们就不能只是泛泛而谈,而是需要有一个严密的逻辑过程。
这时候,我们可以采用“独自辩证法”,也就是说你要学会站在多个角度上去思考问题,尽量去包圆所有可能,然后从中提出具有你独特见解的观点。
提高你看清事物本质的能力,才能写出更为清晰、透明度高的文章。
如果将说话比作走路,那么写作就是跑步。不用经过特殊的训练,我们就能说很长时间,但如果没有专门的训练,我们却很难写出一篇长长的文字,因为这里面需要你的语言表达能力、整体构架能力,逻辑思维能力……
真正工作以后的人就会发现,让我们写一两千字其实不是特别难,但要写4000字就有点困难了。所以,想要轻松熟练地写出不错的商务文案,我们首先应该让自己具备写出4000字的能力。这样的话,在进行“长跑”的过程中,你会轻易感知到自己走到了哪个阶段,从而更得心应手地去写作。
“热修确”即“热情、修正、确实”。
“热情”是说一个人在工作当中,要有干劲儿,不能消沉低迷。要知道,一个人的消极情绪是会传染的,当整个团队都处于一种“无所谓”的情绪当中时,这个项目基本也就没有希望了。但是,当你活力满满时,你的热情就会通过文字传达给同事和客户。
“修正”是在职场中,我们要及时改正别人给我们指出来的错误。不要觉得不好意思,更不要自命不凡,这样是不会让自己有所进步的。同时,在“修正”的时候,要注意越快越好。
“确实”是你要实实在在地去确定信息,不要自己盲目自信乐观地去做判断。比如,再给客户发送邮件之前,不妨先给上司发一份,经过公司的确认之后,你再和客户沟通,才会有更加明确的立场和判断。
使用这种方法,你也能熟练地进行商务文写作
使用这种方法,你也能熟练地进行商务文写作
在互联网的时代里,写作已经变得不再那么得高高在上了。余华认为“写作和阅读其实都是在敲响回忆之门,或者说都是为了再活一次”,余华显然是针对写小说而言的。
而现在,当我们每个人都可以在互联网上“写点东西”的时候,写作被视为是一种“再活一次”的方式的严肃性,其实是被消解了的,商务文案的写作更是如此。不过,消解严肃却并不意味着,写作对我们来说没有意义,它只不过是变得更加“接地气儿”了。
在某种意义上说,写作所传达的,是我们表达自己的能力。

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