会议文件资料的审核装订与备份


原标题:会议文件资料的审核装订与备份

会议开始前,要精心印制讲话稿、会议日程安排表、会场指示图、宾 馆内部示意图,并将以上文件及附送的本市交通图等装订成册,注意不要 缺页要便于携带和查阅。印制这些文件要根据与会人数并注意留出足够的 份数,以备与会人员遗失文件时用。印制好的文件要根据与会人员不同的 单位、部门、级别整理好,以便分发。文件的印制、分发应认真负责,保证质量,不出差错。因此在会议文 件准备好之后,应做好审核、装订、备份工作。

会议文件资料的审核

会议文件资料审核工作主要审核会议文件的准确性和完整性,以及文件 内容与议题的相适性。会议文件审核的方法有三:一是对校法,适用于定稿 上改动较多的文件。二是折校法,适用于整洁、改动不多的文件。三是读校法,适用于定稿内容浅显易懂,生僻字、专用术语名词较少的定稿。

会议文件审核的工作步骤

1. 由起草文件的秘书就文件内容进行自审,使会义文件在初始期就能 严格把关。

2. 由主管进行会议文件初审。

3. 如会议文件的内容涉及的部门较多,要进行必要的会审。

4. 在会议文件审核修改之后,要由主要领导者或主管领导进行终审。

会议文件资料的装订

会议文件资料装订前应严格管制外流和散失,对于文字的校对更应该 慎重。资料的装订、前后次序不能颠倒或与议程有别。

准备会议资料的备份

会议的资料倘若不是属于机密性质,主办机关出发给与会人员外,应有 备份,以供列席人员有临时未带者备用,或提供新闻媒体采访与报道使用。

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