抄送人什么意思(比你想象中的重要)


邮件,是我们工作中不可缺少的沟通工具。都说字如其人, 但在这个已经很少需要书写文字的时代, 我们可以说“邮件如其人”。

你的一封邮件,就可以透露你是一个怎样的人?所以, 邮件作为一种正式的沟通方式, 我们需要了解邮件礼仪, 让我们成为一个更合格的职场人。

邮件礼仪,比你想象中的重要!

1、邮件标题

标题一定要清晰明了, 让别人一看就知道这封邮件是关于什么内容。还可以善用一些符号,例如“【】”强调说明内容紧急程度/重要程等度。切记不要忘记写标题。

1)春节联欢晚会活动方案讨论会议通知——清楚告诉别人这是一个会议通知, 是关于春节联欢晚会方案讨论的。

2)【重要】元旦活动预算申请——突出重要性

3)【紧急】部门出游活动方案确认——突出紧急性

邮件礼仪,比你想象中的重要!

2、邮件正文

邮件正文, 一定要简明扼要,有逻辑。

1)称呼:首先要有称呼,如果是领导,当然需要正式些, 如:李总,您好!

如果是大家比较熟悉,可以用:Dear,XX/ 各位小伙伴/

2) 内容完整: 将需要说明的内容一次性说完, 反复更新邮件补充说明, 显得你做事不靠谱,丢三落四。

3)强调突出:可以通过加粗、标底色、加大字体、标红字体等形式突出重点。

如:烦请您于今天下午5:00之前审批确认方案,如有疑问,可随时与我沟通,辛苦您!

4)结论放在最前面,再进行分析,内容太多,分点罗列:内容较多的时候, 一定要分点展示内容,避免大段文字。

如:11月销售额较10月份明显提升, 原因分析如下:

1)双11活动,优惠福利较多, 刺激用户积极消费

2)本月新增2名新入职的销售员

3)11月份, 尝试采用新的销售方式

邮件礼仪,比你想象中的重要!

3、收件人和抄送人

收件人:需要处理这封邮件的人。

抄送人:只需要知道这件事的人。例如,我们给其他部门同事发送邮件的时候,会同时抄送一下双方的领导,因为领导只需要知道这件事的进展情况, 而这件事如何落实,由手下的人处理即可。

不管是收件人,还是抄送人, 我们都需要按照领导等级排序, 最高等级的领导当然是排在最前面。

邮件礼仪,比你想象中的重要!

4、邮件附件

附件的命名一定要正式。我们平常为了方便, 会随意命名文档, 但是当这个文档需要作为邮件附件时,一定要有规范的命名。我们同样可以利用符号“【】”突出重点。

错误示范:活动方案1.doc/ 活动方案11.doc/ 活动方案111.doc;

正确示范:【初稿】春节联欢晚会活动方案.doc/【终稿】春节联欢晚会活动方案.doc 。

邮件礼仪,比你想象中的重要!

5、邮件检查

邮件发送出去之前, 一定要再次检查。

确认:没有错别字、没有错误内容、没有内容遗漏、没有遗漏附件、没有遗漏收件人和抄送人、收件人和抄送人顺序正确等。

确认没问题,邮件即可发送出去。

邮件礼仪,比你想象中的重要!

6、通知邮件到达

我们同事间经常有这样对话:

A:我已经给你发邮件了呀!

B:我没有看到呀!

A:早就发到你的邮箱了, 你回去查看......

如果这是一重要、紧急的邮件, 你发送成功之后, 你应该及时通过QQ/微信/电话等及时通知对方,邮件已经发送,请查收。特别是发送邮件给领导,你及时通知他邮件已经发送, 你可以给他一种“靠谱”感觉。

这是一个非常小的细节问题,但是很重要。

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